Datenschutzerklärung

Zur digitalen Mandatsannahme setzen wir den entsprechenden Service der Bundesnotarkammer Körperschaft des öffentlichen Rechts, Anton-Wilhelm-Amo-Straße 34, 10117 Berlin („Bundesnotarkammer“) ein. Die Bundesnotarkammer bietet uns ein modernes System für die Mandatsannahme und Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit uns möglichst einfach die notwendigen mandatsbezogenen Informationen zukommen lassen. Die Bundesnotarkammer wird hierbei für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

Je nach Formular und Fall werden verschiedenste in den jeweiligen Feldern ersichtliche Daten und Informationen abgefragt. Hierzu zählen u.a. aber nicht notwendigerweise: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und weitere Kontakt- sowie fallspezifische Daten. Ihre Daten inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen werden kurzzeitig automatisch in der von der Bundesnotarkammer genutzten Microsoft Azure Cloud gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Bundesnotarkammer ist hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten zur Verschwiegenheit (nach §§ 69a BNotO iVm 81a BNotO) verpflichtet.

Die Bundesnotarkammer verarbeitet die Daten ausschließlich auf unsere Weisung und für die vorgenannten Zwecke. Microsoft und die Bundesnotarkammer haben zudem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sowie eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit von Microsoft im Sinne des § 26a BNotO. Daten im Zusammenhang mit der digitalen Mandatsannahme werden von Microsoft nur auf dieser Grundlage und nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS).

Ihre Daten werden für die Zwecke der Mandatsbearbeitung erfasst und verarbeitet, so wie es auch außerhalb der digitalen Mandatsannahme bei uns der Fall war und ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist. Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns entsprechend der zwingenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen. Bei Nutzung der „Formular speichern / teilen“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.